福岡でリモートで働く

YOUTURNではメンバーが基本離れて仕事をしていることがほとんどだ。

本社は福岡にあるが事業の特性上UIターン志望者との面談のために東京に滞在したり福岡の中でも各々別々の場所にいることが多い。

直接会う機会もメンバーによっては月に１回という場合もある。

このような状況でどう組織として仕事を進めていくか、コミュニケーションを図っていくかは大きな課題となるが私がこの数ヶ月間で感じたことを書いておきたいと思う。リモートで働いている人、これから組織としてリモートを導入する人などの少しでも参考になればいいなと思う。

 

リモートワークで使っているツール

ここではチームで使っているツールを紹介する、ツールも試行錯誤を重ねながらで使わなくなったツールもあるが現状のところ以下。

G suit

これはリモートワークだからというわけではないがGmail、Googleカレンダー、Googleドライブなどの利用。ただGoogle ドライブはリモートでの会議でのドキュメント同時編集には欠かせない。

Workplace

企業向けfacebook。プロジェクトごとにグループを作成し、業務報告や業務依頼もWorkplaceで行っている。何よりUIがfacebookそのままなので説明不要で使い始めることができるのが大きな利点だと思っている。

Trello

タスク管理ツール。これもプロジェクトごとにチームを作成し”サイト改修”とか”法人契約”などのセグメントでボードを作成しチームで管理している。ただ正直チームメンバー全員が使いこなせているとは言えない状況。Trelloって自由なUIでいろんな使い方ができることが強みの反面、各組織ごとの使い方を定義しなければならず、それを普及させることがリモートだと一層難しいことが原因だと思っている。

SmartHR

本来書面のやり取りを多くしなければいけなかったり、社労士に依頼したりするだろうがこのクラウドサービスを使えば初めての雇用などもスムーズに各種年金手続き、労働保険手続きを行うことができる。個人的にかなり便利だ！と思ったサービス。ただ最終的には年金事務所やハローワークへ行って紙の申請とか郵送が必要。これはSmartHRのサービスの範囲外だがそこも電子申請可能にしてくれればいいのにと思う。

リモートワークを機能させるために重要だと思うこと

先述したツールを使いながら日々どうリモートワークを機能させているかについて説明したいと思う。ただこちらもツールと同様日々試行錯誤の段階ではある。

思考プロセスの共有

これはなかなか重要性に気づきにくいかもしれないが、意識的に行う必要があると感じている。

感覚的にはなってしまうがメンバーの「○○します」「○○しました」みたいな報告が対面で働いている時とくらべてリモートだと唐突感を感じる。それはその決定に至った思考プロセスが対面であれば図り知れるところがあるがリモートではわからないからではと思っている。なぜその思考に至ったのか、その原因となった体験は何かを添えることでその唐突感は無くなりやすい。

アウトプット/成果物のわかりやすい共有（途中でも）

そもそもリモートなのでメンバーがいつどこで何しているかわからない。そのため日報みたいな形で業務報告を行っているのだが何をやっているのか、その成果物は何なのかをしっかり共有することが重要。

”何をやっているのか”だと極端な例でいくと「今日やったこと：ワークシートの作成」みたいなの。いや何のワークシートなんだろうかとか。すごく極端だけどそういうことがある。

”成果物は何なのか”だと途中でもいいのでドキュメントを常にメンバーに共有することが大事。でないと本来の目的とずれているワークをしている恐れもあるし、適切なインプットももらえない。これも対面だとカバーできたりするけどリモートなら十分な開示・透明性が必要。

通信環境

地味に１番重要かもしれない。チームではGoogleハングアウトでテレビ会議をよく行うのだが通信環境を整えておくこと、会議ができる場所にいることはマスト。通信環境が悪いとコミュニケーションロスが発生しまくりで時間もすごく無駄でストレス。場所も騒がしいカフェとかだとほぼ機能しないので注意したほうがいい。

コミュニケーション

ともすると仕事に関するコミュニケーションしかとらなくなってしまうので何気ない会話をWorkplaceやGoogleハングアウトで実践し相互理解をしている。またトライアルで朝礼という形でテレビ会議でなるべく顔を見て朝何気ない会話をする。これは個人的には重要に思っていなかったが他のメンバーの提案で継続している。リモートワークしていると他人と話す機会が減る時があるのでいいリフレッシュになったりするなというのが感想。

最後に

以上を意識しながら日々を過ごしている。

これを読むといちいち色々共有しないといけないから説明工数がかかって面倒くさいなと思ってしまうかもしれないが、リモートであることから移動の時間が削減できたり、時間の制約がなかったりと得られる恩恵の方がよほど大きいと思う。

また先述のとおり、共有・コミュニケーションを対面ではなくWorkplaceやGoogle DriveやGoogleハングアウトで行っているので共有する側だけでなく受け取る側も見落とさないことが大事。Workplaceのタイムライン見落としていたとかは対面ならまだいいものの完全リモートだとつらい。

最後に当たり前だけど完全なリモートでやる場合は各自が自律的に働けることが大前提。

以上が現時点でリモートワークをチームで実践して思ったことである。今後も試行錯誤をしながら形を変えていきリモートワークでの生産性を上げていきたいと思う。